Nhiều khách hàng đến xưởng hỏi chúng tôi cùng một câu: làm một cuốn thiết kế catalogue và profile công ty thì khác nhau ở đâu? Hai thứ này có mục đích khác hẳn nhau. Một cuốn làm đúng sẽ giúp người xem hiểu bạn trong vài phút và sẵn sàng liên hệ. Một cuốn làm sai thì khách lật được vài trang rồi đặt xuống và không quay lại. Bài này chia sẻ cấu trúc chuẩn và quy trình in mà đội ngũ In Việt Bắc vẫn áp dụng cho khách hàng tại Hà Nội.
Catalogue khác profile ở đâu
Catalogue giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Mỗi trang thường có hình ảnh, tên gọi, thông số kỹ thuật, mã hàng và đôi khi có giá. Người cầm catalogue thường đang tìm thứ để mua, nên họ cần tra cứu nhanh. Vì vậy bố cục phải gọn, dễ lướt và có thứ tự rõ ràng.
Profile công ty thì khác. Nó kể về doanh nghiệp: câu chuyện hình thành, năng lực, giá trị theo đuổi, khách hàng và các dự án đã thực hiện. Người đọc profile thường đang cân nhắc có nên hợp tác hay không. Họ cần cảm nhận được sự đáng tin, và điều đó đến từ cách bạn trình bày nhiều hơn là từ lời khen.
Không ít doanh nghiệp nhỏ gộp cả hai vào một tập. Cách này vẫn ổn khi danh mục còn ít. Khi sản phẩm nhiều lên, tách riêng sẽ dễ dùng hơn. Profile mỏng phù hợp gửi qua email cho đối tác hoặc đưa trực tiếp trong buổi gặp. Catalogue dày hơn nên đặt ở quầy hoặc gửi kèm đơn hàng.
Cấu trúc nội dung cho profile
Một cấu trúc rõ ràng giúp người đọc không bị lạc giữa chừng. Với profile, chúng tôi thường đề xuất trình tự sau:
- Trang bìa gồm logo, tên công ty và một câu mô tả ngắn.
- Phần giới thiệu chung: doanh nghiệp là ai, làm gì và phục vụ nhóm khách nào.
- Năng lực và dịch vụ chính, mỗi mục gói gọn trong một khối riêng.
- Quy trình làm việc, nên thể hiện bằng sơ đồ đơn giản để người đọc hình dung được.
- Dự án hoặc khách hàng tiêu biểu, nếu bạn được phép công bố.
- Thông tin liên hệ ở trang cuối cùng.
Phần quy trình thường bị bỏ qua nhưng lại rất có tác dụng. Khi khách biết mình sẽ được tiếp nhận thế nào, từ lúc hỏi giá đến lúc nhận hàng, họ bớt lo lắng hơn hẳn.
Cấu trúc catalogue theo nhóm sản phẩm
Catalogue nên sắp xếp theo nhóm. Ở đầu tập cần có mục lục để người đọc tìm nhanh. Mỗi nhóm sản phẩm mở đầu bằng một trang giới thiệu ngắn, sau đó mới đến từng món. Cuối tập đặt bảng thông số tổng hợp hoặc hướng dẫn đặt hàng.
Chúng tôi thường nhắc khách hàng viết ngắn và dùng tiêu đề rõ ràng. Một đoạn văn dài trong catalogue gần như không ai đọc. Nếu cần mô tả dài, hãy chia nhỏ thành từng ý và đặt cạnh một hình minh họa. Ảnh chất lượng cao cũng quan trọng, vì người xem thường quyết định bằng mắt trước khi đọc chữ.
Trung thực là nguyên tắc khi làm tài liệu. Không nên ghi con số, giải thưởng hay chứng nhận khi chưa có bằng chứng. Khách hàng chuyên nghiệp thường kiểm tra lại. Chỉ cần một chi tiết sai, cả tập tài liệu có thể mất uy tín, và việc đó khó sửa hơn nhiều so với in lại.
Chọn khổ giấy và kiểu đóng gáy
Khổ giấy ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác cầm trên tay và chi phí. Khổ A4 dọc là lựa chọn phổ biến nhất, dễ đựng trong cặp và dễ in. Khổ vuông hoặc khổ ngang tạo dấu ấn riêng nhưng khó cất và có thể tốn giấy hơn. Với đội ngũ bán hàng cần mang theo người, khổ A5 bỏ túi là lựa chọn gọn nhẹ.
Kiểu đóng gáy cần cân nhắc theo số trang và mục đích sử dụng:
- Kẹp ghim giữa: phù hợp tập mỏng, chi phí thấp và làm nhanh.
- Keo gáy vuông: phù hợp tập dày hơn, trông chuyên nghiệp, nhưng gáy cần đủ rộng.
- Lò xo: lật phẳng rất tiện cho bảng thông số, thường thấy ở catalogue kỹ thuật.
- Khâu chỉ: bền và sang trọng, dành cho tập cao cấp với chi phí cao hơn.
Về giấy, bìa nên dày hơn ruột. Bìa cán màng mờ cho cảm giác sang và ít bám vân tay. Nếu muốn điểm nhấn, có thể ép nhũ hoặc phủ UV điểm lên logo. Việc chọn định lượng và hoàn thiện tương tự như khi in card visit hay tờ rơi, bạn có thể tham khảo thêm tài liệu kỹ thuật in ấn để hiểu rõ từng loại giấy.
Quy trình in ấn catalogue từ đầu đến cuối
Khi nội dung đã chốt, quy trình in thường đi qua ba giai đoạn chính. Nắm trước các bước này giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với xưởng.
Chốt file và kiểm tra lỗi
File dàn trang cần có vùng bleed tối thiểu 3 mm, chữ đã chuyển sang đường nét và ảnh đạt tối thiểu 300 dpi ở kích thước in thật. Chúng tôi kiểm tra lỗi font, ảnh bị vỡ và lề an toàn trước khi đưa lên máy. Bước này đơn giản nhưng tiết kiệm đáng kể chi phí nếu phát hiện sớm.
In thử và duyệt màu
Với những tập quan trọng, nên in thử một bản. Màu trên màn hình thường khác màu khi in ra giấy, nhất là các tông đỏ và xanh đậm. Bản thử giúp kiểm tra màu sắc, thứ tự trang và cảm giác giấy trước khi chốt số lượng lớn.
In, cán, gấp và đóng
Ruột và bìa được in riêng, sau đó cán hoặc phủ theo yêu cầu. Tiếp theo là gấp, ghép trang và đóng gáy. Công đoạn cuối là cắt xén và đóng gói. Mỗi khâu cần người theo dõi, vì sai lệch vài milimet cũng đủ làm gáy bị lệch.
Số lượng in tác động mạnh đến đơn giá. In càng nhiều thì giá mỗi cuốn càng thấp, nhưng nội dung cũng dễ lỗi thời. Với catalogue có bảng giá, nên in bảng giá thành tờ rời. Khi giá thay đổi, chỉ cần in lại tờ đó thay vì cả tập.
Đồng bộ với nhận diện thương hiệu
Catalogue và profile là nơi nhận diện thương hiệu được thể hiện đầy đủ nhất. Màu sắc, font chữ, cách dùng logo và phong cách ảnh cần khớp với biển hiệu, bao bì và website. Khi đặt cạnh nhau, khách hàng sẽ thấy đây là một thương hiệu thống nhất.
Nếu chưa có logo chuẩn, nên hoàn thiện phần đó trước khi in bất cứ thứ gì. Đội ngũ thiết kế thường bắt đầu từ bộ nhận diện cơ bản rồi mới triển khai các ấn phẩm. Tìm hiểu thêm về quy trình này trong bài viết về thiết kế logo cho doanh nghiệp nhỏ, nơi trình bày các bước từ phác thảo đến bàn giao file.
Những lỗi thường gặp nhất
Qua nhiều năm làm việc, chúng tôi thấy một số lỗi lặp lại ở tài liệu lần đầu của doanh nghiệp nhỏ.
Lỗi đầu tiên là nhồi quá nhiều thông tin vào một trang. Chữ nhỏ, hình nhỏ và thiếu khoảng trống khiến mắt người đọc không biết nhìn vào đâu trước. Cách khắc phục là tách nội dung ra nhiều trang hơn và mỗi trang chỉ mang một thông điệp chính.
Lỗi thứ hai là ảnh chất lượng thấp. Ảnh chụp bằng điện thoại trong điều kiện thiếu sáng có thể ổn trên màn hình nhưng khi in thường bị nhoè và vỡ. Nếu có điều kiện, nên đầu tư chụp sản phẩm bài bản. Nếu chưa có, ít nhất hãy chụp dưới ánh sáng tự nhiên với nền đơn giản.
Lỗi thứ ba là thiếu sự thống nhất. Mỗi trang một kiểu chữ, một kiểu khung khiến cả tập trông rời rạc. Nên dùng một bộ font, một bảng màu và một lưới bố cục xuyên suốt từ đầu đến cuối.
Lỗi cuối cùng là quên cập nhật thông tin. Số điện thoại, địa chỉ hay giá bán thay đổi trong khi tập đã in vẫn còn tồn nhiều. Hãy in vừa đủ dùng, và đưa các thông tin hay thay đổi vào tờ rời hoặc mã QR dẫn đến trang cập nhật.
Bắt đầu làm catalogue như thế nào
Để bắt đầu, bạn cần chuẩn bị ba thứ: nội dung, hình ảnh sản phẩm hoặc dự án, và logo. Sau đó cho chúng tôi biết số trang dự kiến, số lượng cần in và ngân sách. Đội ngũ In Việt Bắc sẽ gợi ý khổ giấy, loại giấy và kiểu đóng phù hợp với nhu cầu. Xem các hạng mục thiết kế và in ấn tại trang dịch vụ, hoặc gửi yêu cầu chi tiết qua trang liên hệ để được tư vấn cho dự án của bạn.
