Với in bạt sự kiện, deadline là thứ không ai dám lơ là. Ngày khai mạc đã ấn định thì không thể lùi lại chỉ vì bạt chưa về kịp. Khi đơn hàng trải trên nhiều điểm hoặc nhiều đợt, một sai sót nhỏ ở file hay kích thước có thể nhân lên thành cả loạt tấm phải làm lại. Vì vậy, đội ngũ bên mình thường tổng hợp những điều cần dặn khách trước khi chốt đơn, dựa trên nhiều năm thi công thực tế tại Hà Nội và các vùng lân cận.
Chọn đúng loại bạt cho từng hạng mục
Bạt sự kiện không chỉ có một loại. Phông sân khấu, backdrop chụp ảnh, băng rôn, cờ phướn hay standee, mỗi thứ đòi hỏi chất liệu và khổ khác nhau. Chọn nhầm ngay từ đầu thì sửa lại tốn kém hơn nhiều so với việc chọn đúng từ đầu.
Phông sân khấu và backdrop chụp ảnh cần mặt phẳng và ít phản chiếu. Nếu không, ảnh chụp sẽ bị loá đúng vị trí khách hay đứng. Chúng tôi thường khuyên dùng bạt bề mặt mờ cho các vị trí này, vì nó dễ chịu hơn bạt bóng khi có đèn sân khấu chiếu vào. Ngược lại, băng rôn và cờ phướn đặt ngoài trời phải chịu gió và mưa, nên cần chất liệu dày hơn và mép được gia cố chắc chắn. Standee dùng trong nhà thì có thể chọn vật liệu nhẹ để dễ di chuyển giữa các điểm.
Nếu còn băn khoăn giữa các loại chất liệu, bạn có thể đọc thêm bài chọn chất liệu in bạt khổ lớn. Với các thiết bị đứng như standee, bài kệ trưng bày và standee so sánh cách bố trí và loại khung, giúp bạn cân nhắc kỹ hơn trước khi đặt.
Lỗi đội ngũ gặp nhiều nhất là đặt đồng loạt một mẫu thiết kế cho nhiều điểm mà không đo lại. Một phông vừa khít gian sảnh này có thể không vừa khung ở gian khác. Trước khi chốt thiết kế chung, hãy đo từng địa điểm và ghi rõ kích thước riêng cho từng nơi.
Chuẩn bị file thiết kế đúng chuẩn
Với số lượng lớn, lỗi file là rủi ro đáng ngại nhất. Một file sai có thể khiến cả lô phải in lại, và thời gian bị đốt cháy rất nhanh. Trước khi gửi, hãy kiểm tra những điểm sau:
- Kích thước đúng với thành phẩm hoặc đúng tỷ lệ, kèm ghi chú rõ ràng.
- Có phần bleed để tránh lộ viền trắng khi cắt hoặc gia cố mép.
- Chữ đã chuyển thành đường nét, hoặc gửi kèm đầy đủ font.
- Ảnh đủ độ phân giải theo kích thước in. Bạt được nhìn từ xa nên không cần quá cao, nhưng phải sắc nét ở kích thước thật.
- Hệ màu phù hợp. Nếu thương hiệu yêu cầu màu chính xác, nên có bảng màu tham chiếu.
Đừng đặt nội dung quan trọng sát mép. Mép bạt thường bị gấp hoặc đóng ô-dê, nên chữ hay logo nằm sát biên rất dễ mất một phần. Cách kiểm tra đơn giản mà hiệu quả là in thử bản thu nhỏ đúng tỷ lệ, rồi dán lên tường để xem bố cục thực tế trước khi sản xuất đại trà.
Khi có nhiều phiên bản, ví dụ mỗi điểm mang một tên địa phương khác nhau, hãy đặt tên file thật rõ ràng và gửi kèm bảng tổng hợp. Đội ngũ bên mình từng gặp trường hợp file đặt tên lộn xộn khiến một điểm in nhầm tên của điểm khác. Với đơn lớn, nên yêu cầu bản kiểm tra cuối trước khi sản xuất đồng loạt.
Thời gian sản xuất cần tính sớm
Thời gian in phụ thuộc vào khối lượng, vật liệu và các công đoạn gia công. Số lượng lớn chiếm nhiều giờ máy hơn, còn nếu thêm đóng ô-dê, may mép hay ghép nối thì thời gian cũng kéo dài. Đừng để đến phút chót mới đặt.
Chúng tôi thường khuyên tính ngược từ ngày diễn ra sự kiện. Lùi lại thời gian vận chuyển và dựng thử, rồi đến thời gian sản xuất, và cuối cùng là thời gian duyệt file. Nên cộng thêm khoảng dự phòng để xử lý lỗi bất ngờ, vì gần như đơn lớn nào cũng có vài chỗ phải chỉnh.
Có một đơn vị tổ chức hội chợ từng đặt bạt cho hơn chục gian hàng nhưng chốt file khá muộn, vì còn chờ xác nhận tên từng gian. Kết quả là đội ngũ phải ép lịch sản xuất và dựng ngay trong đêm trước khai mạc. Lần sau, họ chốt khung thiết kế chung từ sớm, chỉ để trống phần tên ở khâu cuối, và mọi việc nhẹ nhàng hơn hẳn.
Chúng tôi không đưa ra một mốc thời gian cố định cho mọi đơn hàng. Sau khi xem khối lượng và file cụ thể, đội ngũ sẽ báo thời gian dự kiến chính xác hơn. Nếu bạn có hạn chót cứng, hãy nói ngay từ đầu để xưởng sắp xếp lịch phù hợp.
Bảo quản bạt sau sự kiện
Bạt in hoàn toàn có thể dùng lại nhiều lần nếu được bảo quản đúng cách. Sau khi kết thúc, lau khô bạt, gỡ sạch dây buộc, rồi cuộn lỏng quanh lõi với mặt in hướng ra ngoài. Cách cuộn này giúp mực không bị nứt ở các nếp gấp. Tránh gấp mạnh, vì vết gấp sẽ để lại dấu khó phẳng lại ở lần dùng sau.
Nơi cất nên khô ráo, thoáng mát và tránh nắng trực tiếp. Nhiệt độ cao có thể làm bạt dính hoặc ngả màu. Không để vật nặng đè lên cuộn. Với standee, nên tháo rời mặt in và khung, rồi đựng trong túi hoặc ống bảo vệ để tránh trầy xước.
Hãy ghi nhãn cho mỗi cuộn gồm tên sự kiện, kích thước và vị trí đã dùng. Khi cần dựng lại, bạn tìm đúng cuộn ngay mà không phải mở từng cái. Bạt cũ không còn dùng thì nên tái sử dụng làm bạt che hoặc túi đựng, thay vì vứt bỏ.
Phối hợp vận chuyển và dựng tại hiện trường
Với đơn lớn, khâu giao nhận và dựng cũng cần kế hoạch chi tiết như khâu in. Hãy xác nhận trước địa điểm, khung giờ được phép vào dựng và đường vận chuyển. Nhiều nơi tổ chức sự kiện chỉ cho vào dựng vào giờ nhất định, và thang máy chở hàng có thể phải đặt trước.
Chuẩn bị sẵn dụng cụ treo đi kèm như dây, móc, khung và băng dính hai mặt chuyên dụng. Thiếu một món nhỏ cũng đủ khiến cả phông phải chờ. Với băng rôn ngoài trời, nên có thêm vài bản dự phòng, vì gió mạnh hoặc va chạm có thể làm rách bất ngờ.
Nên cử một người phụ trách đối chiếu bạt với danh sách vị trí ngay khi nhận hàng. Kiểm tra nhanh từng cuộn, so với bản duyệt rồi mới ký nhận. Nếu phát hiện sai lệch, báo ngay để xưởng xử lý khi vẫn còn kịp thời gian.
Lời khuyên cuối
Điều quan trọng nhất là trao đổi sớm với xưởng về số lượng, kích thước từng điểm và hạn chót. Bạn có thể xem phạm vi in ấn tại trang Dịch vụ, rồi gửi yêu cầu kèm file qua trang Liên hệ. Nếu muốn hiểu rõ hơn về nền tảng của một đơn in lớn, phần thông tin chung về in ấn cũng là điểm khởi đầu hữu ích. Khi cần xây dựng nhận diện cho sự kiện, bạn cũng có thể tham khảo thêm giải pháp thiết kế và thi công tại websitenhahang.vn. Và nếu sự kiện còn cần bố trí không gian cùng thiết bị đi kèm, makeforum.org cũng là nơi đáng xem để có thêm ý tưởng.
